(c) B. Nüchter
Jede gute Führungskraft muss in der Lage sein, Aufgaben zu delegieren. Nur mit einer guten Delegationsstrategie erhalten Sie Freiräume, die Sie brauchen, um über Visionen, Strategien, Ziele und Mitarbeiterführung nachzudenken.
Manchmal fällt Delegieren oder Loslassen schwer. Die Ausreden, die jedem von uns einfallen, habe ich in meinem Blogbeitrag letzte Woche schon erwähnt: keiner kann es so gut wie ich, keiner kann es so schnell wie ich, kein anderer macht es richtig. Langfristig kein Erfolgsrezept!
Delegieren heisst nicht Laissez-faire
Wenn Sie eine Aufgabe delegieren, müssen Sie sich darüber klar sein, was Sie erwarten. Formulieren Sie diese Erwartungen am besten anhand der 3 klassischen Kriterien Zeit, Kosten, Qualität. Am besten werden diese drei Punkte auch schriftlich festgehalten. Wenn diese Erwartungen klar sind, wissen auch die Mitarbeiter, an die delegiert wird, was von ihnen erwartet wird.
Wenn Sie eine Aufgabe delegieren, die sie schon lange selber machen, sind diese Kriterien vielleicht nicht (mehr) ganz klar. Umso nützlicher ist es dann, sich diese nochmals zu vergegenwärtigen.
Klare Projektplanung und Checkpoints
Wenn Ihre Mitarbeiter die Termine und die Planung kennen, dann geht es als nächstes darum, die Checkpoints zu setzen: wer berichtet in welcher Form und wie oft. Vorsicht – kein Micromanagement. Passen Sie die Berichtshäufigkeit und -form auch an die Qualifikation Ihrer Mitarbeiter an. Fragen Sie vielleicht, welche Bedürfnisse Ihre Mitarbeiter haben. Vielleicht will der eine oder andere am Anfang lieber öfter einen Checkpoint. Versuchen Sie die Balance zwischen zu viel und zu wenig gut zu erwischen – es ist keine Schande nachzujustieren.
Die Projektplanung sollten Sie Ihren Mitarbeitern überlassen – denn Sie haben das Projekt delegiert. Ihre Aufgabe ist es, zu prüfen, ob es Diskrepanzen zu Ihren Erwartungen gibt. Wenn ja, müssen diese adressiert werden. Wenn es nur kleine Dinge gibt, die Sie vielleicht anders gemacht hätten – versuchen Sie der Versuchung zu widerstehen, diese zu korrigieren. Ihre Mitarbeiter sind nun verantwortlich und machen ihre eigenen Erfahrungen.
Ressourcen bereitstellen
Ihre Aufgabe als Führungskraft ist es, sicherzustellen, dass das vereinbarte Budget, Personal und andere Kostenfaktoren zur Verfügung stehen. Das ist bei einem gut etablierten Projekt, das Sie nun in andere Hände geben, wahrscheinlich eine leichtere Übung als bei einem ganz neuen Projekt. Bei einem ganz neuen Projekt gibt es vielleicht noch Unsicherheiten. Nützen Sie daher die Kommunikationen am Anfang und in den Checkpoints um sicherzustellen, dass das Projekt nicht an Ressourcen scheitert. Ressourcen können übrigens auch Kontaktpersonen sein, die Sie haben und die Sie weitergeben können und sollten.
Ist das Projekt schwierig, besonders im Fokus oder gibt es interne politische Spielchen bei dem Thema? Lassen Sie Ihre Mitarbeiter nicht alleine, helfen Sie ihnen diese Klippen zu umschiffen.
Kommunikation als Geheimwaffe beim Delegieren
Zusammenfassend gibt es die folgenden Punkte, bei denen Sie darauf achten müssen, dass sauber kommuniziert wird:
- Welche Erwartungen haben Sie an den Mitarbeiter / das Team in punkto Qualität und Termin.
- Wie oft soll Bericht erstattet werden? In welcher Form soll der Bericht erfolgen? Gibt es vielleicht eine große Abschlußpräsentation vor der Geschäftsführung oder vor dem ganzen Team? Wer präsentiert und wie wird das vorbereitet?
- Welche Ressourcen stehen den Mitarbeitern zur Verfügung? Wo fehlt vielleicht noch etwas und wie sieht der Plan aus, diese Lücke zu schliessen.
- Und ganz wichtig: Feedback zum Projektfortschritt und -erfolg. Die Mitarbeiter müssen in den regelmässigen Checkpoints erfahren wo sie stehen und gegebenenfalls Hinweise oder Hilfe für Verbesserungen erhalten.
- Und last-but-not-least: stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter wissen, dass Sie nicht nur eine ungeliebte Aufgabe loswerden, sondern erklären Sie den Sinn und Zweck dahinter. Wenn es den nicht gibt, dann ist es vielleicht kein Fall fürs Delegieren sondern fürs Abschaffen.
Haben Sie Schwierigkeiten beim Loslassen und Delegieren? Gerne unterstütze ich Sie dabei, Ihren Arbeitsalltag zu entlasten und mehr Raum für Führungsaufgaben zu schaffen. Ich freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme.
