Besprechungen mit dem Team einfach richtig gestalten

Im Alltag von Führungskräften gibt es in der Regel unzählige Besprechungen. Wir alle kennen die Regeln, die dafür sorgen sollen, dass Besprechungen sinnvoll sind und mit einem wertvollen Ergebnis abgeschlossen werden.

Manchmal werden diese Regeln auch angewendet, oft setzt aber recht schnell Routine ein und man trifft sich jeden Montag um 10 Uhr, weil man das jeden Montag macht.

Ein kleiner Exkurs: Ein durchaus hilfreiches tägliches Routinemeeting ist das tägliche „scrum“ oder „daily“ oder „standup“ meeting, aus der agilen Welt, in dem die immer gleichen Fragen beantwortet werden: Was habe ich gestern gemacht, was mache ich heute und wo bin ich blockiert. Dieses Format wird manchmal auch für wöchentliche Meetings angewendet, was durchaus auch funktionieren kann.

Ein „Offsite Meeting“ ist eine Besprechung, die anders als die üblichen Statusbesprechungen und sonstigen Routinebesprechungen. Oft heißen diese Besprechungen auch „Klausur“ oder „Strategietag“ oder ähnlich.

Für diese Besprechungen sind Sie als Führungskraft in besonderem Maße verantwortlich. Sie investieren mit Ihrem Team Zeit und Geld (je nachdem, wie und wo das Offsite Meeting stattfindet auch sehr viel Geld) und es ist in Ihrem Interesse und im Interesse der Firma, dass bei diesen Besprechungen mehr herauskommt als nur eine nette Zeit mit dem Team.

Damit solche Besprechungen gut gelingen, ist es ratsam, dass Sie sich im Vorfeld Gedanken machen.

Rahmenbedingungen rechtzeitig klären

Stellen Sie sich folgende Fragen:

• Welches Ziel verfolge ich mit dieser Besprechung? Was soll mein Team danach wissen oder können, was es heute nicht weiß oder kann?
  Dazu später noch mehr – je genauer Sie das definiert haben, desto besser können Sie die Agenda gestalten.
• Welches Budget habe ich?
  Eventuell haben Sie kein oder nur ein sehr kleines Budget. Dann können Sie überlegen, ob Sie die Offsite Besprechung auch „Onsite“ machen, mit der klaren Ansage, dass dies eine besondere Besprechung ist. Regeln zum Telefonieren, E-Mails Schreiben, „kurz mal bei Kollegen vorbeischauen“ oder ähnliches müssen in dieser Situation sehr deutlich kommuniziert werden.
• Wie viel Zeit habe ich?
  Logischerweise bestimmt die Zeit den Umfang Ihrer Tagesordnung, vielleicht aber auch die Methoden, die Sie für die Besprechung verwenden können. Wenn Ihr Ziel ist, kreative Gedanken zu wecken, geht das schlecht in nur 2 Stunden, wenn das Thema entsprechend komplex ist.
• Welche Regeln sollen gelten?
  Sind Sie und das Team erreichbar während der Besprechung und wenn ja, wie? Sind Mobiltelefone und Laptops erlaubt? Gibt es Phrasen, die Sie aus dem Raum verbannen wollen (zum Beispiel „Ja, aber“)? Wird gemeinsam gegessen?
• Kann ich einen Moderator oder eine Moderatorin von außen holen?
  Ein externer Moderator oder eine Moderatorin kann hilfreich sein, denn er oder sie entlastet Sie von den organisatorischen Themen wie Zeitmanagement und erlaubt Ihnen, bei den Diskussionen genauer zuzuhören und mitzuarbeiten. Häufig werden Sie aber die Rolle des Moderators mit abdecken. Seien Sie sich dessen bewusst und sorgen Sie mindestens dafür, dass jemand aus dem Team Aufgaben übernimmt wie Ergebnisprotokoll und To do’s zu notieren.

Welches Ziel haben die Besprechungen?

Wenn Sie diese Frage beantworten können, haben Sie schon die meiste Vorarbeit geleistet. Es gibt keine richtige und falsche Antwort auf diese Frage. Bei jedem Anlass und für jedes Team fällt die Antwort völlig unterschiedlich aus.

Wenn Ihr Ziel ist „mein Team soll besser zusammenarbeiten“, liegt der Fokus auf gemeinsamen Aktivitäten, die spielerischen Charakter haben können. Ich rate aber davon ab, eine Aktivität zu wählen, die Ehrgeiz und Rivalität anstachelt, wenn Sie genau diese Verhaltensweisen weniger sehen wollen.

Am besten funktionieren für mich immer solche Aktivitäten, die einen engen Zusammenhang mit den Themen aus dem Arbeitsalltag haben. In diesem anderen Rahmen können diese Themen aber einmal anders angegangen werden.

Es muss nicht gleich der LEGO® SERIOUS PLAY® Workshop sein (für den Sie auf jeden Fall einen externen und zertifizierten Moderator/Moderatorin brauchen). Es gibt eine Vielzahl schöner Methoden, die mit wenig Aufwand viel Abwechslung bringen. Schauen Sie für Anregungen einfach einmal in die einschlägige Design Thinking Literatur.

Wenn Ihr Ziel ist, „mein Team soll die Strategie besser verstehen“, wird es sicher auch einen Anteil geben, wo Sie als Führungskraft referieren.

Auch bei diesem Ziel können Sie das Team aktivieren und mit einbeziehen. Was heißt die Strategie denn für meine Aufgabe / meine Abteilung / meinen Bereich? Statt 2 Stunden oder mehr frontal zu beschallen, teilen Sie das Thema auf und lassen Sie Ihre Mitarbeiter mitwirken. Zum einen ist das viel interessanter, zum anderen bekommen Sie bestimmt gute Ideen aus Ihrem Team.

Und nicht zuletzt beschäftigen sich Ihre Mitarbeiter wirklich mit dem Thema.

Nach der Besprechung

Seien Sie sich bewusst darüber, dass mit dem Ende der Besprechungen die Arbeit nicht zu Ende ist. Oft nimmt eine Führungskraft eine Vielzahl von offenen Punkten mit.

Rechnen Sie von Anfang an damit, dann ist die Überraschung nicht so groß. Wichtig ist, dass Sie bei den offenen Punkten auch zu Ihrem Team zurückkommen und erklären, was daraus geworden ist. Aufgaben dürfen natürlich delegiert werden, aber Sie sollten darauf achten, dass die offenen Punkte abgearbeitet werden.

Meine Empfehlung ist auch, dass Sie sich eine private Notiz machen, was funktioniert hat und was nicht. Was würden Sie nächstes Mal anders machen, was hat gefehlt? Diese Notizen helfen Ihnen bei der Vorbereitung der nächsten großen Besprechung.

Dieser Blogbeitrag wurde inspiriert durch eine Kundin von mir, die ihre erste Offsite Besprechung gestalten durfte. Gerne unterstütze ich auch Sie bei der Planung und auch bei der Moderation ihrer nächsten großen Besprechung.