Erfolgreich Prioritäten Setzen

Prioritäten setzen?  Ist es nicht selbstverständlich, dass man täglich Prioritäten setzt? Das kleine Wort „man“ deutet es schon an – man sollte.

Setzen Sie wirklich jeden Tag, jede Woche, jeden Monat, jedes Quartal, jedes Jahr ihre Prioritäten? Ratgeber, wie Sie Ihren Alltag beruflich wie privat richtig organisieren, gibt es wie Sand am Meer.

Ich will hier auch kein bestimmtes System empfehlen, denn ich bin der festen Überzeugung, dass jeder Mensch das System finden muss, das zu ihm und der derzeitigen Lebenssituation passt.

Warum ist das Prioritäten setzen manchmal so schwer?

Beim Prioritäten setzen spielt uns oft unser Gehirn einen Streich. Es fällt uns schwer, intuitiv zwischen dringend und wichtig zu unterscheiden.

Dringend ist zeitnah und kurzfristig zu erledigen, etwas Wichtiges kann auch längerfristig sein. Die Belohnung für eine zeitnahe Aufgabenerfüllung ist uns oft wichtiger als das Arbeiten an einem langfristigen Plan. Dabei kann ein Erfolgserlebnis oder eine Belohnung schon das Setzen des „erledigt“ Hakens auf der To Do Liste sein.

Außerdem haben wir alle in unserem Leben unterschiedliche Rollen, die oft um unsere Zeit konkurrieren. Wir sind Chefin oder Mitarbeiter, Familienmensch, Vereinsmitglied, Freund oder Freundin.

In diesen Rollen haben wir unterschiedliche Aufgaben, die wir erledigen sollen und unterschiedliche Loyalitätsgrade, denen wir folgen. Da fällt es manchmal wirklich schwer, die Prioritäten so zu setzen, dass wir allen Anforderungen gerecht werden.

Schließlich sind die Aufgaben, die wir erledigen müssen, auch noch ganz unterschiedlich umfangreich. Manche sind in 5 Minuten erledigt, andere brauchen Stunden oder gar Tage unserer Zeit.

Die Gefahr von To Do Listen

Kennen Sie das auch? Sie sind wirklich beschäftigt und haben eine ellenlange To Do Liste. Aber wenn Sie die Liste einmal kritisch ansehen, dann sind darauf vor allem dringende Aufgaben aus dem Tagesgeschäft zu finden. Die wichtigen Dinge, wie „über die strategische Ausrichtung der Abteilung nachdenken“ sind darauf selten zu finden.

Eine volle To Do Liste lässt den einen oder anderen auch beruhigt sein, dass ihm oder ihr die Arbeit so schnell nicht ausgeht und er oder sie nicht so leicht zu ersetzen ist. Aber eine volle To Do Liste lässt gerne auch das Gefühl entstehen, dass man im Hamsterrad ist. Selten erledigt jemand wirklich alle Aufgaben, die er oder sie sich am Morgen vorgenommen hat.

Eine To Do Liste zu erstellen, heißt nicht Prioritäten setzen. Immer bleibt irgendetwas auf der Liste stehen. Das kann auch frustrieren. Prioritäten setzen heisst, die To Do Liste kritisch zu bearbeiten.

Prioritäten setzen – aber wie?

Eigentlich ist es egal, welches System Sie für sich ausgewählt haben. Es ist auch egal, ob Ihre Liste auf Papier steht, digital im Computer oder nur in ihrem Kopf existiert.

Wobei ich davor warnen möchte, in kritischen Zeiten sich nur auf den Kopf zu verlassen – der hat eine Gabe, wirklich wichtige Dinge zu vergessen und sich zu den ungünstigsten Zeiten erst wieder daran zu erinnern. Außerdem ist es schwerer im Kopf zwischen dringend und wichtig zu unterscheiden.

Weiterhin ist unsere sogenannte Intuition oft schlecht darin, die richtigen Prioritäten zu setzen und will lieber die kurzfristige Belohnung haben.

Hilfsmittel fürs Prioritäten setzen, die viele kennen, sind:

• das System „Getting things done“ von David Allen
• die Eisenhower Methode, bei der Aufgaben sehr systematisch in dringende und wichtige Dinge eingeteilt werden.
• Die ABC Methode (Aufgaben werden in wichtig, weniger wichtig und unwichtig kategorisiert). Mir fehlt hier die Frage nach der Dringlichkeit, ich bevorzuge die Eisenhower Methode.
• die Ivy Lee Methode, bei der man sich jeden Tag 6 wichtige Dinge aufschreibt und nur an diesen arbeitet. (Das hat in meinem Alltag als Führungskraft allerdings nie funktioniert – vielleicht bin ich nicht konsequent genug gewesen?)

Versuchen Sie, herauszufinden, was Ihnen am besten hilft. Ausprobieren ist hier das beste Mittel.

Prioritäten setzen: ganz praktische Tipps

• Haben Sie Ihr großes Ziel noch vor Augen? Stellen Sie sicher, dass Sie dieses Ziel klar formuliert haben und auch regelmäßig darauf überprüfen, ob es noch das richtige Ziel ist und wenn ja, ob Sie noch auf dem richtigen Weg sind.
• Wissen Sie, wann Sie Ihre produktivste Zeit haben? Gleich morgens oder erst nach dem Nachmittagskaffee? Blockieren Sie sich genau dann Zeit in Ihrem Kalender für anspruchsvolle Aufgaben und für Aufgaben, die eher strategisch sind.
• Machen Sie regelmäßige Pausen. Es gibt eine ganze Anzahl Studien, die zeigen, dass nach Pausen die Arbeit mit mehr Qualität und schneller erledigt wird als, wenn Sie sich mit leerem Akku weiter quälen.
• Arbeiten Sie am Computer im Vollbildmodus, damit Sie wirklich nur Ihre derzeitige Aufgabe im Blick haben und schalten Sie Push-Nachrichten aus. Sie müssen meistens nicht sofort wissen, dass eine neue E-Mail angekommen ist, oder jemand ein Foto in Social Media kommentiert hat.
• Teilen Sie große Projekte in kleinere Teile mit konkreten Zwischenzielen und Terminen auf. Das hilft dabei, die Zeit, die Sie zum Erledigen brauchen, realistischer einzuschätzen. Außerdem erhalten Sie für jedes Erreichen eines Teilzieles ein kleines Erfolgserlebnis.
• Machen Sie eine Verabredung mit sich selber und tragen Sie diese in Ihren Kalender ein. Nutzen Sie die Zeit für das, was Ihnen an diesem Tag oder in dieser Woche wichtig ist. Sie können brainstormen, eine Strategie ausarbeiten, endlich den interessanten Artikel aus der Fachzeitschrift lesen, und so weiter.

Viel Spaß dabei, die für Sie passende Methode zu finden und zu verfeinern. Gerne unterstütze ich Sie auch dabei, die Dinge zu sortieren, wenn der Berg an Aufgaben einfach zu groß ist und Sie den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sehen. Viel Erfolg beim Prioritäten setzen!

Ein sprachlicher Exkurs: „eigentlich“ gibt es das Wort Priorität nur im Singular. In unserem Sprachgebrauch ist es aber üblich geworden, von den Prioritäten zu sprechen.

Ist das schon ein Anzeichen dafür, dass wir gerne beschäftigt sind und eine Priorität, eine wichtige Sache gar nicht mehr reicht? Wir müssen mehrere Prioritäten setzen?