Online Meetings effizient gestalten - 4 Tipps

Die Technik muss funktionieren

Nichts Ärgerlicheres als ein online Meeting bei schlechter Internetverbindung. Das ist der sichere Weg, um zu verhindern, dass ein online Meeting effizient ist. Wenn Besprechungen regelmäßig online stattfinden, muss die Technik funktionieren. In einer ziemlich neuen Studie von 2019 wurde herausgefunden, dass 11 % der Meeting-Zeit mit dem Einrichten der Technik vergeht. Also:

Gutes WLAN, eventuell den guten alten LAN Stecker bemühen.

Wenn es gar nicht anders geht, Kamera ausmachen, um Bandbreite zu sparen (das hat aber wieder andere Nachteile).

Die Tonqualität ist in der Regel besser, wenn Kopfhörer benutzt werden

Allen Teilnehmern eine kurze Einführung in die Möglichkeiten des Tools, mit dem Sie arbeiten, geben.

Sicherstellen, dass das gewählte Tool für den Zweck geeignet ist. (Brauche ich die Möglichkeit den Bildschirm zu teilen? Wollen wir gemeinsam an einem virtuellen Whiteboard arbeiten? Wollen wir einen Chat nebenher laufen haben, zu Beispiel um Vereinbarungen zu protokollieren? Wie sicher muss die Verbindung sein? Diese Dinge bestimmen, welches Tool geeignet ist.)
Ein paar Hinweise zu technischen Möglichkeiten finden Sie hier.

Regeln vereinbaren

Bei online Besprechungen fehlt die Körpersprache komplett oder ist nur teilweise sichtbar. Um online Meetings effizient zu gestalten, sind gemeinsam vereinbarte Regeln sehr hilfreich.

Zum Beispiel: wie melden wir uns, wenn wir sprechen wollen? Manche Tools erlauben es, dass man ein virtuelles Handzeichen gibt, man kann den parallel oft verfügbaren Chat dazu benutzen oder im Bild die Hand heben. Das hilft sehr, dass die Gruppe nicht zu oft durcheinander spricht und dann die blöde Situation „Sie zuerst“ – „Nein, Sie zuerst“ entsteht.

Sehr hilfreich ist es und macht online Meetings effizient, wenn vereinbart wird, dass jeder den Ton ausschaltet, außer derjenigen, die gerade spricht.

Auch wenn Sie glauben, dass es bei Ihnen leise ist – während einer Konferenzschaltung wird sich die Umwelt gegen Sie verschwören und alle möglichen Nebengeräusche produzieren. Es gibt auch Verfechter dessen, dass alle den Ton anlassen, um so sicherzustellen, dass alle fokussiert bleiben – das scheint für mich eine von Misstrauen geprägte Haltung zu sein, ich habe lieber eine Konferenz ohne alle möglichen Nebengeräusche. Probieren Sie es aus und besprechen Sie mit dem Team, welche Variante die favorisierte ist.

Ich empfehle auch immer die Regel, dass alle die Kamera eingeschaltet haben. Es ist immer ein merkwürdiges Gefühl, mit einem schwarzen Kasten und Initialen zu sprechen. Dagegen spricht lediglich eine möglicherweise schlechte Internetverbindung.

Das Ambiente muss stimmen

Jede Teilnehmerin und jeder Teilnehmer an einer Online Besprechung sollte sich und die Umgebung auf das Meeting vorbereiten, damit das online Meeting effizient ablaufen kann. Dazu gehört:

Der Bildschirm muss so stehen, dass die Kamera eine Chance hat, ein gutes Bild einzufangen. (Ich habe schon einige Konferenzen mit schwarzen Schatten vor zu hellem oder zu dunklem Hintergrund geführt – das macht keinen Spaß!)

Stellen Sie sicher, dass Sie nicht gestört werden. Solche Situationen sind immer nur lustig, wenn sie anderen passieren.

Stellen Sie Ihr Handy auf lautlos und stellen Sie auch alle andere Art von Tönen am PC oder Laptop ab.

Allgemeine Meeting-Regeln gelten auch für online Meetings

Hierzu habe ich schon einmal einen Blogbeitrag geschrieben. Für online Meetings gelten diese Regeln meiner Meinung nach sogar in verschärfter Form, weil Sie durch die rein technische Verbindung eine größere Distanz zueinander haben.

Aber grundsätzlich gilt, wenn Sie offline Meetings effizient gestalten können, dann ist die Chance groß, dass Ihre online Meetings effizient sind. Also – überlegen Sie sich im Vorfeld, was das Ziel des Meetings ist, bestimmen Sie einen Moderator oder eine Moderatorin (und gegebenenfalls einen Zeitnehmer) und machen Sie ein gutes Follow-up mit allen Beteiligten.

Haben Sie noch Tipps und Anregungen zum Thema? Ich freue mich über eine Kontaktaufnahme.